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martes, 7 de agosto de 2012

10 Tips para mantener el control del inventario

1. Desarrolle una Política de Inventarios.
Es difícil mantener en control el inventario si no sabemos cuál es el objeto de tenerlo, necesitamos desarrollar una política que nos guíe y nos indique si estamos orientados hacia el objetivo correcto.
Ojo, esta política no es para nada el nivel ni el monto objetivo del inventario, es una guía que nos debe indicar a grandes rasgos la estrategia atrás de mantener stock en el almacén.
Nos debe dar orientación al respecto de cómo integrar el inventario, por ejemplo:
  • Mantener siempre al menos el 50% de PT´s
  • Mantener un nivel máximo del 40% del flujo de efectivo
  • En el caso de materiales, 20% de materiales de alta rotación, 30% de los de media y 50% de baja rotación.
  • No más de 5% de material obsoleto.
  • Niveles de cobertura

Tenemos que revisarla al menos de forma semestral para verificar que sigue alineada con los objetivos de la empresa.
2. Establezca objetivos agresivos pero realistas.
En base a la política, establezca objetivos de inventario agresivos pero alcanzables.
Puede utilizar las diferentes metodologías de gestión de inventarios, máximos y mínimos, punto de re-orden, buffer, etc., etc.
Todos los componentes del inventario deben de tener un valor numérico y deben de estar incluidos en el plan general de inventarios, cuando un componente sale de control afecta a todos los demás, es recomendable manejar tolerancias y rangos para cada componente.
Es importante tener claramente definidos los limites y tolerancias del inventario ideal, este será la base de comparación mes a mes con el inventario real, del análisis de los gaps podremos establecer el plan de trabajo para el siguiente mes.
Recuerde, lo que no se mide no se puede controlar.
3. Antes de comenzar, analice.
Antes de establecer los objetivos y crear compromisos, es imprescindible realizar análisis de sensibilidad. Es de mucha ayuda entender las causas que impactan el inventario, recordemos que este es un ente dinámico que cambia día con día.
Es necesario determinar los principales sucesos, procesos o actividades que impactan el nivel -hacia arriba o hacia abajo- del inventario y generar planes y controles que ayuden a detectar variaciones y posibles impactos antes de que afecten los objetivos de negocio.
De los análisis y entendimiento del comportamiento del inventario, podrá obtener el  aprendizaje y conocimiento necesario para enfrentar cualquier situación imprevista que se presente.
4. Establezca alianzas con los proveedores.
En la mayoría de los casos algún impacto importante se puede minimizar con la ayuda de los proveedores, establezca alianzas con ellos, trátelos bien y sea justo, no sabe cuándo va a necesitar de ellos.
Es recomendable entender la cadena de los principales proveedores y sobre todo de los materiales que mas impactan el nivel del inventario y/o la disponibilidad del material; de esta manera se pueden generar planes de acción de emergencia factibles que no impacten los objetivos de negocio del proveedor y que sean de ejecución rápida.
Trabaje en su network de proveedores, desarróllelos y comparta con ellos no solo los problemas sino también el reconocimiento.
Siempre estar en control es la premisa.

5. Clarifique las responsabilidades
El inventario tiene un solo responsable, usted. Sin embargo es una parte esencial de la cadena que no tiene razón de ser por sí solo, es una herramienta de ayuda al proceso de conversión, a la distribución, a la venta, etc.
Es importante comunicar y explicar a todas las áreas involucradas, los diferentes impactos en el inventario a raíz de ciertas acciones tomadas y/o cambios efectuados.
No se trata de evadir responsabilidades ni de echar la pelotita a otra área, el responsable sigue siendo usted, solo que es mejor ir acompañado que solo en esta aventura.

6. Cuantifique todo.
La herramienta más útil y efectiva es la de tener cuantificado todos los efectos en términos entendibles para todo mundo, es decir: en dinero.
Es muy difícil dar una perspectiva adecuada si esta no está cuantificada en términos de impacto económico, ya sea cuanto se va a incrementar en dinero -cash invertido- el nivel del inventario o cuánto va a ser el impacto en costo o pérdida de ventas por no tener los materiales o productos disponibles.
Trabaje muy de cerca y en armonía con su contraparte financiera, le será de mucha ayuda y a la hora de presentar los impactos le ayudara a tener una perspectiva más adecuada de negocio, claro, desde el punto de vista financiero.

7. Información confiable.
El mejor plan, la mejor propuesta, una operación eficiente o la mejor estrategia se van a la basura si la información utilizada en el proceso no es confiable y está plagada de errores.
Establezca procesos y controles que le aseguren siempre tener información confiable, validada y veraz.
Desgraciadamente es muy común, impactar el inventario y generar perdidas por tomar decisiones basadas en información errónea.
Conozca sus controles, domínelos y entiéndalos y haga que los números le digan "algo" con solo verlos.
No de las cosas por sentadas, verifique la información, valide las fuentes y mantenga cifras de control, analice la situación por diferentes vías y caminos, si es válida llegara al mismo resultado por diferentes caminos.

8. Control, control y control.
Como hemos reiterado, el inventario es un ente dinámico que cambia a cada instante.
No se puede dejar de monitorear en todo momento.
Establezca los parámetros y frecuencias de monitoreo, cuando una situación impacta al inventario, entre más rápido se detecte menor es el impacto y más rápida la solución.
Debe de cuidarse de no sobre controlar, es el principal y más rápido camino para salirse de control.
No se trata de diseñar interminables y complicados controles, se trata de desarrollar pocos pero efectivos, la clave está en ser disciplinado y realizar los monitoreos cada vez que lo marca el control.

9. Compare y replique.
Siempre debe estar analizando los niveles e impactos en el inventario, por muy buenos controles y procesos estos siempre pueden mejorar. Busque nuevos métodos, analice nuevas tendencias, conozca que hacen los demás -sus proveedores por ejemplo- trabaje en conjunto con su área de compras y replique lo que pueda aportar una mejora.

10. Sea constante y no desfallezca.
Muchas veces puede sentirse frustrado por tener que dar explicaciones de porque no se llegaron a los objetivos planteados y más si es -como en la gran mayoría de los casos- por razones ajenas a su área o por decisiones tomadas sin su involucramiento o sin atender a los posibles impactos de otras áreas en el inventario de materiales y productos.
Sea paciente, siempre se puede mejorar y sobre todo, siempre se puede aprender algo nuevo o diferente de una situación específica.
El control del inventario no es una carrera de los 100 metros libres, es una carrera de maratón, al final del día lo importante es llegar a la meta no llegar primero.
Una vez logrado el objetivo es muy satisfactorio y la recompensa vale la pena.

Fuente: Supplychainvar2012

1 comentario:

Maru dijo...

Me parece que lo mejor para este tipo de trabajos cotidianos es contar con un buen Software punto de venta para su practicidad