t El proceso de Aprovisionamiento - el diario de un logístico
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viernes, 11 de noviembre de 2011

El proceso de Aprovisionamiento



La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.

El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases...) para la fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente se encarga de este proceso el departamento de compras o de aprovisionamiento.

La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.

• En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, servicio posventa, etc. Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización de las compras.

• En segundo lugar, la función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar las existencias almacenadas.

• Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de  gestión de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la comercialización.

            Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone un período de tiempo, ya que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico. Así pues, podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes.

Este ciclo es diferente si se trata de una empresa productor de una empresa comercial.

El ciclo de una empresa productora es el siguiente:



COMPRAS Æ EXISTENCIAS Æ PRODUCCIÓN Æ EXISTENCIAS Æ VENTAS



Como podemos ver, la empresa productora comienza con las compras de los materiales necesarios para la producción, los cuales, mientras no se utilizan, per­manecen en el almacén (existencias). Una vez que se han fabricado los produc­tos destinados a la venta, también están en el almacén mientras no se venden (existencias). Es decir, en el almacén se generan movimientos por cuatro moti­vos: entrada de las compras, salida para la producción, entrada del producto fabricado y salida del producto para la venta.

            Un ejemplo de empresa productora es una industria de automóviles, que man­tiene existencias de materias primas y de componentes para la producción, y después de la producción mantiene existencias de coches fabricados a la espera de su comercialización.

            En el caso de una empresa comercial el ciclo de aprovisionamiento implica menos movimientos, ya que la actividad de la empresa es comercializar y distribuir un producto, es decir, una actividad de compraventa sin ninguna transformación. El ciclo se reduce a dos movimientos, entradas por compras y salidas por ventas.



COMPRAS Æ EXISTENCIAS Æ VENTAS



Un ejemplo de empresa comercial es un supermercado, que únicamente man­tiene existencias de productos para venderlos, sin ninguna transformación.

            También pertenecen a este grupo las empresas de servicios que no sean comerciales, ya que deben tener unas existencias en sus almacenes, los mate­riales necesarios para realizar el servicio que ofrecen. Éste sería el caso de una lavandería, que tiene un almacén con los productos de limpieza y otros suministros necesarios para prestar el servicio.

Las existencias: concepto y tipos

            Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene deposita­dos en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento. Las existencias también se denominan stocks o inventarios; los dos términos se pueden considerar como sinónimos.

            Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisio­namiento:

  • Materias primas. Son aquellas que mediante la transformación o la elabora­ción se destinan a formar parte de los productos fabricados.
  • Productos semielaborados. Son los productos elaborados por la empresa y normalmente no destinados a la venta   hasta que no son objeto de otra elabo­ración, incorporación o transformación posterior.
  • Productos acabados. Son aquellos productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a la utilización que de ellos puedan hacer otras empresas.
  • Mercaderías o existencias comerciales. Son los materiales comprados por la empresa y destinados a la posterior venta o comercialización, sin transformación.
  • Otros aprovisionamientos. Son los elementos incorporables, por ejemplo, combustible, recambios, embalajes, envases y material de oficina.
  • Subproductos (de carácter secundario o accesorio respecto de la fabricación principal), residuos (obtenidos al mismo tiempo que los productos, pueden ser utilizados, vendidos o inservibles) y materiales recuperables (se reutilizan después de la producción).