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lunes, 3 de enero de 2011

Algunas pautas para el control de contratistas

Un breve resumen sobre qué hacer y qué no en materia de control de actividades tercerizadas...

Por Carlos Rozen

Accidentes, incumplimientos contractuales, enfermedad, maltrato a clientes, fraude... Estos son algunos de los problemas que muchas empresas enfrentan en relación con sus contratistas y sus empleados.

Veamos, a continuación, un breve resumen sobre qué hacer y qué no en materia de control de actividades tercerizadas. 

Estas consideraciones no pretenden conformar una guía de seguimiento taxativo, sino una colaboración técnica como producto de nuestra experiencia en un importante número de compañías en toda la región.

Requerimientos de documentación

Buena práctica: Tener en consideración la legislación aplicable, las políticas corporativas y los riesgos específicos del negocio o actividades involucradas. Desde luego, no es igual el riesgo de quien realiza programación de sistemas que el que construye en altura.

Práctica no recomendada: Copiar el listado de documentos que solicita una empresa allegada.

¿Con qué frecuencia exigir la documentación?

Buena práctica: La frecuencia dependerá de los vencimientos/renovación de las obligaciones y del riesgo involucrado.

Práctica no recomendada: Exigir la totalidad de documentación mensualmente.

¿Cómo deben acreditar la documentación los contratistas?

Buena práctica: Dependiendo del riesgo involucrado, del tipo de contratista, del documento del cual se trate y de la velocidad con la cual se necesite verificar el cumplimiento, se pueden exigir fotocopias simples, certificadas por apoderado u originales. Cada forma tiene ventajas y desventajas, que deben ser cuidadosamente consideradas.

En el caso de solicitar fotocopias, es aconsejable realizar visitas (mínimo, una vez al año por contratista) a fin de verificar que no se trate de documentación apócrifa.

Práctica no recomendada: Pedir fotocopias sin realizar auditorías "in situ".

¿Cómo controlar los vehículos?

Buena práctica: Controlar todas las partes que merezcan una cuidadosa identificación y que sean susceptibles de causar daños.

Práctica no recomendada: Por mayor facilidad, se controla únicamente la parte delantera (tractor) y no el acoplado.

¿Qué herramientas de control utilizar?

Buena práctica: Utilizar herramientas que automatizan las actividades de control y brindan alertas ante vencimientos de documentación, tanto a los responsables del control como a los contratistas.

Práctica no recomendada: El control es manual y depende de planillas de cálculo.

¿Cómo gestionar tareas que se efectúan sin control de acceso?

En algunas actividades, el contratista no ingresa al establecimiento de la compañía. Esto ocurre, por ejemplo, en las obras públicas, las instalaciones en domicilio de terceros, el transporte, etc.

Buena práctica: Diseñar mecanismos para supervisar muestralmente que los responsables de efectuar actividades en nombre de la organización sean los informados oportunamente por el contratista.

Práctica no recomendada: No se controla la identidad del trabajador.

¿Cómo controlar el comportamiento del contratista?

Buena práctica: Confeccionar un código de ética y de conducta, y capacitar a los terceros obteniendo constancia de su lectura periódica de dichas normas (mínimamente anual).

Práctica no recomendada: No se cuenta con pautas de conducta documentadas. En ocasiones, si bien se dispone de estas normas, no se verifica que los contratistas las conozcan y suscriban.

¿Cómo tratar los antecedentes?

Buena práctica: Indagar los antecedentes financieros y legales del contratista y de sus empleados. Implementar alertas automáticas para informar cuando existen situaciones que podrían poner en riesgo las actividades desarrolladas.

Práctica no recomendada: No indagar los antecedentes financieros y legales de las compañías contratistas y de sus empleados.

Relación entre personal del contratista en nuestra empresa versus el resto de sus clientes

Buena práctica: Controlar que las actividades en nuestra organización no sean demasiado importantes frente al resto de los clientes del contratista. Esto permite mitigar el riesgo de juicio masivo ante el fin de un contrato y la imposibilidad del contratista de hacer frente a los reclamos.

Práctica no recomendada: No interesarse por la porción de empleados subcontratados en la compañía en relación al resto de clientes del contratista.

Tercerización de los controles

Buena práctica: Tercerizar el control de contratistas en una firma especializada, manteniendo controles básicos para monitorear tanto a los contratistas como al tercero controlador de contratistas.

Práctica no recomendada: Se terceriza el control de contratistas y se confía ciegamente en la firma controladora sin existir un seguimiento de la situación de los contratistas y del controlador por parte de la compañía.

Fuente: MateriaBiz